Triada, spol. s r. o.
Společnost s celostátní působností na poli výrobků a služeb pro města a obce
  		Munis – elektronická spisová služba s vazbou na datové schránky

Spisová služba Lite

Ve spolupráci se společností Microsoft

Komu je produkt určen

Tento doplněk kancelářského balíku Office 2007 je určen především organizacím z oblasti veřejné správy a školství, které hledají jednoduché řešení na evidenci dokumentů s vazbou na informační systém datových schránek. Doplněk pokrývá povinnosti uložené subjektům, které nejsou tzv. určenými původci podle zákona č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Typickým uživatelem tedy mohou být obce bez stavebního úřadu a matriky, mateřské školy či školní jídelny. Ostatní organizace (např. školy) se mohou prostřednictvím tohoto doplňku seznámit se základními principy spisové služby a během přechodného období, které jim zákon č. 499/2004 Sb. poskytuje, se připravit na vedení kompletní elektronické spisové služby dle zákona.

Charakteristické vlastnosti modulu Spisová služba Lite

  • Nástroj umožňující provádět příjem, evidenci, vyřizování a odesílání dokumentů ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb.
  • Datové schránkyPodporuje komunikaci přes datové schránky.
  • Náhrada nepřehledné papírové evidence.
  • Typický uživatel: obec bez stavebního úřadu a matriky, mateřská škola, školní jídelna.
  • Ostatní uživatelé: školy po dobu přechodného období stanového zákonem č. 499/2004 Sb.
  • Integrace do Outlook 2007.
  • Je dodáván zdarma.

Funkce modulu Spisová služba Lite

Podací deník (větší obrázek 56 kB)

Spisová služba Lite obsahuje kompletní evidenci podacího deníku navíc s možností vytváření spisů. Příjem dokumentů se provádí zápisem podání, které automaticky přiděluje číslo jednací. Adresní údaje lze pohodlně vybrat z adresáře. Evidovat je možné též došlé elektronické zásilky přijaté prostřednictvím aplikace Outlook 2007.

Elektronická evidence podacího deníku umožňuje přesné sledování zaznamenávaných kroků a to velmi jednoduchým způsobem. Kdykoliv se lze tak podívat na úplnou historii evidovaných dokumentů a kontrolovat jejich rozdělování a vyřizování tak, jak to vyžaduje platná legislativa.

Vazba na datové schránky zajišťuje přístup k datové schránce organizace prostřednictvím jména a hesla. Je možné provádět všechny běžné úkony -- příjem datové zprávy, vyhledání identifikace datové schránky, vytvoření a odeslání datové zprávy přes datovou schránku a sledování stavu odeslané datové zprávy

Příjem podání (větší obrázek 28 kB)

Zásilky lze vyřizovat různým způsobem. Buď prostým zaznamenáním vyřízení, např. "vzato na vědomí", nebo záznamem odeslání odpovědi. Spisová služba Lite podporuje jak jednoduché, tak hromadné zásilky. V případě vytváření odpovědi lze jednoduše využít výhod provázání s adresářem.

Jednotlivé zásilky lze spojovat do spisů, které se označují jednak iniciačním číslem jednacím, ale také je lze identifikovat spisovou značkou, jak to odpovídá zákonu č. 500/2004 Sb., správní řád. Při prohlížení jednotlivých spisů je okamžitě vidět seznam všech součástí, které spis obsahuje.

Stejně jako prohlížení celého podacího deníku, možnost jeho vytištění či vyhledávání dokumentů podle různých údajů, je stejným způsobem zpřístupněn i seznam všech vytvořených spisů. I tento seznam lze třídit podle různých kritérií. Po dokončení spisu a uzavření celého řízení modul nabízí možnost zaznamenat uzavření spisu i do jeho elektronické podoby. Evidence dokumentů a spisů ve Spisové službě Lite je tak úplná z hlediska všech požadovaných parametrů.

Detail vytvořeného spisu (větší obrázek 21 kB)

Související legislativa

  • Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě
  • Zákon č. 500/2004 Sb., Správní řád
  • Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu
  • Zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů

Dokumenty ke stažení a postup instalace