Spisová služba v prostředí úřadů ÚSC

Program

Legislativa a standardy v oblasti spisové služby
Spisová služba
Elektronická spisová služba a vazby na nástroje eGovernmentu
„Best practices“ elektronické spisové služby

Podle zákona č. 190/2009 Sb. mají určení původci od 1. 7. 2010 povinnost vykonávat spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby, pokud ji mohou anebo musí (dle zákona č. 499/2004 Sb.) vést elektronicky. Co to skutečně znamená, jaké změny od 1. 7. 2010 nastávají a další informace se lze dozvědět právě v rámci uvedeného akreditovaného semináře.

Další informace

Legislativa a standardy v oblasti spisové služby: Základní legislativní normou v České republice je pro oblast spisové služby a archivnictví zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Posluchači budou seznámeni nejen s jeho aktuálně platnou verzí, ale také s připravovanými novelizacemi vždy podle aktuálního stavu legislativního procesu. V návaznosti na zmíněný zákon vystupuje vyhláška č 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, která je z praktického úhlu pohledu základem pro vlastní implementace a aplikace spisových služeb, ať jsou vedeny v papírové nebo elektronické podobě. Na spisovou službu navazují elektronické služby jako je elektronická podatelna (zejména zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu) a příjem a odesílání dokumentů prostřednictvím datových schránek (připravovaný zákon o E-Governmentu).; Na základě zadání Evropské unie je již od roku 1999 vyvíjena specifikace MoReq, která definuje modelové požadavky pro elektronické spisové služby a do budoucnosti se s ní počítá jako s direktivou EU. V současné době existuje již ve druhé přepracované a mnohem obsáhlejší verzi. Do češtiny byla dosud přeložena pouze varianta MoReq, nicméně v rámci tohoto předmětu budou prezentovány i některé prvky verze MoReq 2.; V souvislosti s rozvojem elektronické komunikace a elektronických dokumentů budou v závěru představeny obecné pohledy legislativních norem České republiky na elektronické dokumenty. Základem pro tuto část předmětu je publikace Mates–Smejkal: E-Government v českém právu.

Spisová služba: Detailní pravidla spisové služby jsou dána vyhláškou č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby. Nicméně každá organizace připravuje svůj vnitřní spisový a skartační řád. V rámci tohoto předmětu budou posluchači seznámeni se základními body realizace spisové služby podle citované vyhlášky a tomu odpovídající přípravy vnitřní směrnice úřadu. Půjde zejména o příjem dokumentů, evidenci a číslování dokumentů, číslování a tvorbu spisů, rozdělování a oběh dokumentů, vyřizování dokumentů, tvorbu podacího deníku, vyhotovování dokumentů, odesílání dokumentů a ukládání dokumentů. V rámci předmětu budou zmíněny jednotlivé varianty, které odpovídají organizacím různých velikostí podle kategorizace dané zákonem o archivnictví a spisové službě. Přílohou spisového a skartačního řádu je spisový a skartační plán, pro který budou prezentovány metodiky tvorby a správné postupy využívání.

Elektronická spisová služba: Elektronická realizace spisové služby s sebou přináší mnoho změn v organizaci. Počínaje úpravou vnitřních směrnic a konče precizací jejich dodržování. Navíc jsou elektronické spisové služby v současné době rozvíjejících se elektronických komunikačních nástrojů stále více aplikovaným řešením. V rámci předmětu budou posluchači seznámeni se základními požadavky na spisové služby v souladu se specifikacemi MoReq a MoReq 2 a samozřejmě platnou legislativou. Budou popisovány vazební nástroje v podobě vazby na elektronickou podatelnu a vazby na datové schránky. V souvislosti s elektronickou spisovou službou se stále více začínají prosazovat elektronické dokumenty, které nejsou převáděny do podoby papírové. Proto je třeba se také zabývat elektronickou archivací dokumentů, která je asi nejproblematičtější oblastí elektronizace veřejné správy. V rámci tohoto předmětu budou posluchači seznámeni s šíří dané problematiky a budou jim naznačeny některé ze zásad řešení vedoucí až k vytvoření národního digitálního archivu.

"Best practices" elektronické spisové služby: Na konkrétních příkladech úřadů různých velikostí budou představeny kroky implementace elektronické spisové služby. Každý krok bude samostatně rozveden do několika variant podle velikosti organizace, způsobu kontroly došlé pošty, možností jejího oběhu v rámci organizace, pravidel pro vyřizování a vytváření vlastních dokumentů, přípravě požadavků na vypravení a vlastního odesílání dokumentů. Důležitou součástí procesu implementace je zaškolení všech pracovníků tak, aby byli schopni nástroje elektronické spisové služby plně využívat. Také návrhy na plán školení budou součástí tohoto předmětu.