30 let s vámi
Společnost Triada letos slaví 30 let od svého založení. Informační systém Munis za tu dobu prošel obrovským vývojem, a proto se letošní tradiční setkání uživatelů IS Munis na konferenci ISSS 2021 neslo právě ve znamení oslav třicetiletého výročí této společnosti. Hlavním tématem diskusí byla na ISSS nejenom spisová služba, ale také problematika komunálního odpadu. Zmíněno zde dále bylo několik milníků, které bezprostředně souvisí s rozvojem informačního systému Munis.
Spisová služba a spisové řády
Spisová služba je již mnoho let stálicí na konferenci ISSS. A není divu, protože bez dostatečné elektronizace vnitřních procesů úřadu nelze v dnešní době efektivně fungovat. V rámci přednášek na konferenci ISSS byla problematika spisové služby diskutována z vícero hledisek, přičemž jako první se vždy probíraly změny, které přinesl zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, a který je přezdíván zkratkou DEPO.
Kromě často zmiňovaných změn v podobě nových pravidel pro vedení jmenných rejstříků, povinného vedení spisové služby v elektronické podobě pro všechny veřejnoprávní původce a zavedení povinné atestace elektronických systémů spisových služeb od 1. února 2022, byla v rámci přednášek věnována pozornost také změnám v přístupu ke spisům. Jde rozhodně o oblast, která by neměla být opomíjena, protože postavení spisů v rámci spisové služby se jím výrazně zvyšuje. Už nejde jen o pronikání pojmů jako je spisová značka z procesních právních předpisů do legislativní úpravy spisové služby, ale o skutečné zákonné posílení evidence, tvorby a ukládání spisů se stejnou pečlivostí, jaká je věnována jednotlivým dokumentům. Změny zavedené DEPO do této oblasti zatím rozhodně neřeší některé dlouhodobé problémy jako je třeba nahlížení do elektronických a hybridních spisů nebo jejich předávání, ale jsou prvním krokem na cestě, která nezbytně musí být nastoupena, má-li se elektronizace veřejné správy posunout dále.
Dalším významným souvisejícím tématem, kterého se ujala paní Leona Slabochová z městského úřadu Litoměřice, bylo provázání spisové služby na další agendy a služby. Zejména vazba na konverzní službu České pošty, která umožňuje úředníkům oprostit se od potřeby vytvářet stejnopisy dokumentů v různých formách a zjednodušit jejich tvorbu jen na elektronickou podobu, se setkala s velkým ohlasem. Elektronická spisová služba Munis ERMS je na tuto službu provázána již od jara letošního roku. Paní Slabochová tak mohla referovat o prvních zcela praktických zkušenostech, které městský úřad Litoměřice získal při zavádění této vazby.
Na přednášce k tomu zaznělo: „V praxi bylo třeba vychytat zejména využití doplňkových služeb, neboť v komunikaci s Českou poštou nelze využít jakoukoliv libovolnou kombinaci, ale pouze kategorizovaně stanovené skupiny těchto služeb. Po usouladnění požadavků úředníků s možnostmi služby bylo vše ověřeno a nastaveno, přičemž využití se primárně omezilo na určené pracovníky v agendách, v nichž má tato služba největší přínos, tím myslím, že zde vznikají primárně dokumenty bez obsáhlých nebo analogových příloh, tedy takové dokumenty, které lze poslat přes datové schránky.“
Další související vazbou, kterou paní Slabochová zmínila, byla vazba na vznikající Sbírku právních předpisů územních samosprávných celků, která bude fungovat od 1. ledna 2022. I pro tuto vazbu připravuje společnost Triada pro své uživatele příjemné zjednodušení, aby novou povinnost vyplývající z příslušných předpisů všichni zvládli co nejpříjemnějším způsobem a zároveň aby bylo vše odpovídajícím způsobem dokumentováno. Poslední diskutovaná vazba v rámci tohoto příspěvku se týkala portálu občana, kde opět hraje spisová služba významnou úlohu.
Z oblasti spisové služby je třeba dále zmínit problematiku tvorby spisových řádů, o které pohovořila paní Ludmila Veverková z městského úřadu Letovice. Spisový řád je důležitý interní předpis, který popisuje vnitřní fungování úřadu a měl by být zejména věcný, konkrétní a aktuální. Aby takový byl, připravila společnost Triada službu tvorby spisových řádů, díky které může obcím a městům pomoci s úpravou této stěžejní vnitřní směrnice. Paní Veverková představila zkušenosti s touto službou, kterou městský úřad Letovice využil již v roce 2018. V rámci prezentace byly zmíněny stěžejní aspekty využití této služby, která působila jako komplexní proces zkvalitnění vedení spisové služby. Při sestavování odpovědí vstupního dotazníku si řada úředníků uvědomila, jak je spisová služba důležitá. V průběhu tvorby spisového řádu byla upřesněna řada skutečností a došlo k vytvoření specifických příloh tohoto předpisu. Sestaven tak byl také seznam samostatných evidencí dokumentů a zkontrolována a upřesněna byla evidence úředních razítek a evidence kvalifikovaných certifikátů pro elektronické podpisy a elektronické pečetě. Zcela novou přílohou spisového řádu se stal seznam zkratek používaných v Letovicích při výkonu spisové služby.
V rámci přednášky také zaznělo: „S finální podobou spisového řádu byli po jeho dokončení seznámení všichni pracovníci městského úřadu. Příjemné bylo, že z jejich strany došlo k pozitivní odezvě, protože jim spisový řád pomohl objasnit úkony a náležitosti související s oběhem dokumentů na úřadě a pravidly výkonu spisové služby.“
Komunální odpad v různých vazbách
Ačkoliv to nebývá na konferenci ISSS běžným zvykem, že by byla diskutována také čistě ekonomická témata, která přímo nesouvisí s financováním IT projektů a IT služeb, přeci jen se letos jedno takové téma objevilo. Ukázalo se, že změny v oblasti odpadového hospodářství a s tím související změny v nastavení a správě poplatku za komunální odpad jsou skutečně aktuálním hitem.
Lze předpokládat, že čtenáři těchto řádek mají již připraveny, schváleny a Ministerstvem vnitra odsouhlaseny nové obecně závazné místní vyhlášky a připravují se na administrativní zajištění nové podoby tohoto poplatku. Nicméně v době konání konference ISSS, tedy v září, ještě celá řada úřadů váhala, kterou z variant tohoto poplatku zvolit. Zda se přidržet Ministerstvem vnitra nejvíce doporučované varianty poplatku za obecní systém odpadového hospodářství, která sice přímo finančně nemotivuje občany k třídění odpadu a co nejmenší produkci směsného komunálního odpadu, avšak po stránce administrativní dává největší prostor k využití nástrojů e-Governmentu jako jsou základní registry, nebo zda zvolit některou z podob poplatku za odkládání komunálního odpadu z nemovité věci. Většina účastníků konference a příslušných přednášek se shodla na tom, že jde o velmi složité úvahy, v nichž je třeba zvažovat motivace pro občany, rozpočtové možnosti obce, specifika místních zvyklostí, administrativní zajištění, splatnosti a výše poplatku a výhledy dané nové schválenými mantinely pro snižování produkce směsného komunálního odpadu. Uklidněním bylo sdělení, že ať se uživatelé IS Munis rozhodnou pro jakýkoliv ze čtyř způsobů zavedení tohoto místního poplatku, vždy pro ně má IS Munis nástroje, kterými lze správu tohoto poplatku zajistit.
Na konferenci se vedla také diskuse kolem různých možností splatností tohoto poplatku. Snad právě pro to, že pouze u poplatku za obecní systém odpadového hospodářství, tedy poplatku vybíraného dle trvalého bydliště, je jednoznačná možnost získat příjmy v této oblasti již v roce 2022, většina účastníků konference uvedla, že budou volit tento způsob řešení poplatku za komunální odpad. Pan Tomáš Vlasák ze společnosti Triada, který uvedené téma přednášel, vyzval posluchače k takovému malému průzkumu a přibližně 80 % z nich odsouhlasilo, že uvažují právě o poplatku za obecní systém odpadového hospodářství.
Kromě vlastního administrativního zajištění správy poplatku za komunální odpad se diskuse točily kolem dalších souvislostí týkajících se možností a způsobů informování občanů o novém poplatku a souvisejících změnách v oblasti odpadového hospodářství. Zde mohou hrát elektronické nástroje významnou roli, a tedy bylo přímočaré, aby se o nich diskutovalo právě na konferenci ISSS. Jako stěžejní byly identifikovány zejména následující dva nástroje:
- Hromadné rozesílání cílených e-mailů plátcům, které mohou obsahovat platební instrukce včetně QR platby, jež významným způsobem přispívá ke zjednodušení platby a tím i zlepšuje úspěšnost výběru tohoto poplatku. Téměř nezbytný se tento nástroj jeví v případě poplatku za odkládání komunálního odpadu z nemovité věci stanoveného dle kapacity, kdy si plátce na začátku roku objedná kapacitu a dle své objednávky (či postupně měněných objednávek) má následně poprvé např. k 15. červenci uhradit svou poplatkovou povinnost. Odpověď na otázku, kdo si na to za těch 6 měsíců vzpomene, je jednoduchá. Bude to ten, kdo dostane připomenutí o této povinnosti cíleným e-mailem rozeslaným hromadně z modulu Poplatky IS Munis.
- Vazba na portál občana, kde si uživatel může nejen sledovat výši své poplatkové povinnosti a příslušné splatnosti, ale kde také může získat jednoduše platební instrukce či přímo poplatek zaplatit prostřednictvím integrované platební brány. IS Munis disponuje pro tyto služby speciálním vazebným článkem v podobě Datového skladu Munis, který jednak čerpá data z vnitřního IS Munis a jednak je schopen se bezpečně napojit na portálové služby pro občany.
Milníky na cestě vývoje IS Munis
Jak již bylo zmíněno v úvodu tohoto příspěvku, slavila společnost Triada na konferenci ISSS 2021 své třicetileté výročí. Prvopočátky společnosti tak spadají do konce roku 1991, kdy trojice programátorů založila softwarovou firmu, která si vzala za cíl poskytovat široké spektrum služeb, a to především veřejné správě. V roce 1993 ve vývojovém oddělení společnosti Triada vznikla první generace specializovaného informačního systému zajišťujícího vedení agend na městských a obecních úřadech. Produkt byl šířen pod obchodním názvem Triada pro MS DOS a jeho prvním uživatelem se stala středočeská obec Líbeznice. Již rok před tím vznikla v Brně samostatná pobočka společnosti Triada, která se tak začala významně rozrůstat.
V polovině 90. let, kdy se začíná jako operační systém pro osobní počítače rozšiřovat řada MS Windows, přichází společnost Triada s vývojem nové řady svého informačního systému, která nejprve nesla obchodní název po vzoru svého předchůdce Triada pro Windows, avšak později se přejmenovala na IS Munis. Pod tímto názvem je komplexní informační systém pro města a obce vyvíjen a dodáván dodnes.
Již v roce 2003 začala společnost Triada provozovat portál iMunis, který vstoupil v povědomost svých uživatelů nejprve službou iMunis SMiS, což je systém pro hromadné rozesílání SMS zpráv. Výrazného rozvoje se pak dočkal nabytím účinnosti zákona č. 500/2004 Sb., správní řad, na nějž samozřejmě reagoval celý informační systém Munis, avšak z pohledu portálu iMunis byla novou stěžejní službou Úřední deska, která jde stále s dobou, a proto nyní (v roce 2021) začíná poskytovat v souladu s novými pravidly svá data v podobě otevřených dat.
Dalšími rozvojovými milníky IS Munis byly roky:
- 2007, kdy byl IS Munis propojen s novou službou CzechPOINT,
- 2009, kdy byl napojen na informační systém datových schránek, a
- 2012, kdy bylo možné prostřednictvím IS Munis začít využívat data ze základních registrů.
V roce 2017 jsme pomocí elektronické spisové služby Munis ERMS realizovali s našimi zákazníky vůbec první elektronické skartační řízení v Královéhradeckém a Pardubickém kraji. Tím se pomalu dostáváme na závěr této rekapitulace současného vývoje IS Munis, který je stále se rozvíjejícím systémem reagujícím na potřeby svých uživatelů a plně reflektujícím vývoj právních předpisů.
Aktuálně se připravujeme zejména na povinné atestace elektronických systému spisových služeb, které bude třeba realizovat v roce 2022, a kromě tohoto vyvíjíme technologické nástupce jednotlivých modulů IS Munis (nyní jsou na řadě moduly Fakturace a Bankovní služby) s tím, že po celou dobu vývoje vždy zachováváme a budeme zachovávat plnou provázanost všech modulů IS Munis napříč technologiemi, aby naši uživatelé vždy měli co největší možnost využití výhod vnitřních vazeb. Přáli bychom si, abychom i nadále poskytovali vám, našim uživatelům, co největší komfort a přispívali ke zvládání vašich každodenních úkolů nejen spojených s rozvojem informačních technologií ve veřejné správě.
