Jak udělat výběr poplatků ještě efektivnější
Místní poplatky jsou nezanedbatelnou součástí příjmů obcí. Jejich správa je ale mnohdy spojena s poměrně velkými doprovodnými náklady, zejména pokud platební morálka plátců není vysoká. Proto je dobré se soustředit na metody a postupy, které mohou zvýšit efektivitu výběru poplatků a zároveň snížit náklady na správu. Mnohdy stačí jen naplno využít nástroje, které má již obec k dispozici – a není tak nutné nově investovat do složitých řešení.
Je přirozené, že lidé zapomínají
Právě aktuální období před koncem roku je vhodné k tomu, abychom rekapitulovali naše přístupy ke správě místních poplatků a zamysleli se nad tím, zda by nebylo vhodné aplikovat některá doporučení, která mohou efektivitu výběru poplatku zvýšit. Jde zejména o opakované poplatky, kde je dopředu známá poplatková povinnost a seznam plátců. V takovém případě je stěžejní jednoduchost, s jakou plátci připomeneme jeho poplatkovou povinnost a umožníme mu ji uhradit.
Ke správně místních poplatků slouží v IS Munis modul Poplatky, který umožňuje evidovat u každého plátce e-mail. I v době neustálého rozvoje datových schránek platí, že z pohledu fyzických osob je e-mailová komunikace pořád nejjednodušší a nejrozšířenější. Stačí si tak v modulu Poplatky připravit informace k poplatkové povinností a hromadně je prostřednictvím e-mailu odeslat.
Pokud je obohatíme o QR platbu, tedy QR kód obsahující platební informace k uhrazení poplatku, opět významně zvýšíme šance, že poplatník poplatek zaplatí. Čím jednodušší to pro něj bude, tím spíše platbu provede. Na základě zkušeností mnoha úřadů byl ověřen fakt, že většina neplatičů vzniká tím, že plátce prostě na platbu zapomene. Odloží ji a už si nevzpomene, že ji má provést nejpozději do konce března. Pohodlí, které přináší e-mail s připomenutím, že se blíží termín splatnosti a rychlá QR platba, toho hodně vyřeší. Modul Poplatky umí hromadně odesílat e-maily nejen všem plátcům na začátku období, ale také následně – při blížícím se datu splatnosti jen těm, kteří si při prvním e-mailu řekli: „času dost…“.
QR pokladna
Dalším nástrojem, jak zjednodušit plátcům úhradu poplatků, a zvýšit tak efektivitu výběru místních poplatků, je otevření více platebních metod při osobní návštěvě. Kromě platby v hotovosti, je dobré umožnit také bezhotovostní úhradu platební kartou. Nicméně existují případy, kdy je provoz platebního terminálu složitý, a nejen v takových případech je užitečná možnost využití tzv. QR pokladny. Jedná se vlastně o obdobu QR platby v příloze e-mailu, ale zobrazené na malém monitoru pro příchozího občana. Ten tak pouze namíří na tento monitor svůj vlastní mobilní telefon a potvrdí platbu.
Modul Pokladna informačního systému Munis obsahuje toto rozšíření včetně možnosti zobrazovat specifické informace na oddělené obrazovce určené jen pro občana. Ani pro tyto případy není tedy nezbytné realizovat žádné extra velké investice a naprosto postačí použít starší menší vyřazený monitor, který byl zatím bez užitku odložený například na půdě. Výraznou výhodou tohoto řešení jsou tak velmi nízké vstupní i provozní náklady. Nicméně každá mince má dvě strany, a proto i zde existuje určitá nevýhoda – informaci o tom, zda platba skutečně dorazila, totiž dostaneme až následně, a to při stažení výpisu z účtu. Nicméně i pro tuto část celkového procesu implementace QR pokladny má informační systém Munis efektivní řešení zabudované do průvodce zaúčtováním v modulu Účetnictví.
Nikdy nekončící komunální odpad
Modul Komunální odpad, který je provázanou nadstavbou modulu Poplatky, umožňuje správu všech čtyř variant výběru místního poplatku za tuto, u občanů poměrně nepopulární, oblast. Pokud se tedy rozhodnete, že změníte místní vyhlášku z výběru podle trvalého bydliště plátců na množstevní měření založené na objednané kapacitě či skutečně vyprodukované hmotnosti či objemu komunálního odpadu, modul Komunální odpad vám nabídne všechny potřebné funkce. Jde o to, že všechny výše uvedené postupy zvýšení efektivity budou fungovat jen pokud budete mít v pořádku evidenci plátců popř. poplatníků. I proto jsou moduly IS Munis napojeny na základní registry, v nichž je možné ověřovat aktuální údaje fyzických i právnických osob, a to včetně prověření vůči katastru nemovitostí.
Pokud se tedy rozhodnete způsob výběru tohoto poplatku změnit, nehledejte nový software, ale objednejte si jen návštěvu našeho konzultanta anebo obchodního zástupce, kteří vám se změnou nastavení rádi pomohou. Umíme také načítat hodnoty naměřené svozovými společnostmi a vytvářet následná vyúčtování.
S portálem nebo bez portálu
Poslední otázkou, až trochu hamletovskou, kterou si můžeme v souvislosti s výběrem místních poplatků položit, je napojení na portál občana. Informační systém Munis tato napojení zvládá v různých variantách, které vždy kladou důraz nejen na efektivitu řešení, ale též na kybernetickou bezpečnost a ochranu dat. Schéma vazby je znázorněno na Obr. 3.
Nicméně z pohledu efektivity výběru poplatku většinou nepřináší zavedení portálu až takový přínos, jako výše zmíněné přístupy. Neboť na portál se musí občan aktivně zaregistrovat a chtít přes něj něco uhradit. E-mail s QR platbou mu přijdou naproti. Takže portál je moderní a rozšiřující doplněk, který má celou řadu dalších předností a výhod, ale z pohledu efektivity výběru místních poplatků doporučujeme soustředit se na méně nákladná a více efektivní řešení.
Pokud se ale rozhodnete z dalších důvodů portál občana realizovat, umíme vám s tím pomoci a dokážeme na něj napojit potřebná vstupní data, ať již v oblasti poplatků, spisové služby anebo stálého seznamu voličů.
Pokud si o výše zmíněných přístupech chcete poslechnout více, navštivte odborná setkání uživatelů Munis.
