Setkání uživatelů IS Munis na ISSS
V rámci konference ISSS se ve Výstavní síni společnosti Triada uskutečnilo i tradiční setkání uživatelů informačního systému Munis, kteří se mohli kromě bohatého programu konference zapojit také do diskusí s našimi metodiky a konzultanty. Hlavní pozornost byla věnovaná obecné digitalizaci procesů, rozšířeným možnostem automatizace a umělé inteligenci. Pro ty z vás, kterým v nabitém programu letošního jara nezbyl na účast na ISSS čas, přinášíme přehled nejzajímavějších postřehů z přednášek a diskusí.
Digitalizace všude, kde má smysl
Tak zněl název jedné z přednášek, v níž se Pavel Češka zamýšlel nad tím, jak řešit digitalizaci procesů adekvátně velikosti a zaměření organizace. Téma zároveň mohlo být i spojujícím mottem všech dalších letošních prezentací. Na přednášce zaznělo, že lze vybírat vhodné postupy k digitalizaci podle četnosti nebo podle úspory nákladů a že nemá smysl digitalizovat pro digitalizaci, ale pro užitek. I pro ten nejmenší úřad se tak může hodit například digitalizace fakturace spočívající ve zpracování datového formátu ISDOC, který zásadním způsobem zrychlí zápis přijatých faktur. Digitalizace procesu příjmu faktur je integrální součástí modulu Fakturace ASM.
Naproti tomu hromadná digitalizace dokumentů na vstupu je mnohem přínosnější pro větší úřady, zejména pokud sídlí ve více budovách. V takovém případě přináší (mimo jiné) zrychlení vnitřního oběhu dokumentů a naprosto reálné úspory nákladů na jejich distribuci. Pavel Češka vyzdvihl též přínosy integrace konverzní pošty, která znamená sjednocení postupů tvorby dokumentů, což při větším objemu přináší významné časové i finanční úspory. Nicméně i na menších úřadech a při menších objemech dokumentů může mít svůj smysl v případě neuvolněných starostek a starostů, které tímto způsobem mohou schvalovat dokumenty pouze elektronicky, což znamená též vzdáleně.
Na téma vzdáleného schvalování bychom mohli navázat souvisejícím vzdáleným podepisováním a pečetěním, kterému se věnovala přednáška o využití kvalifikovaných služeb vytvářejících důvěru se zaměřením na novelu nařízení eIDAS. Tzv. eIDAS 2.0 otevírá nové možnosti, které by v horizontu dvou let mohly tyto služby dále rozšířit např. o službu kvalifikovaného důvěryhodného archivování elektronických dokumentů.
Tomáš Lechner se ve své prezentaci o využití AI pro uživatele IS Munis věnoval nejen připravovanému Munis AI asistentovi. Zdůraznil také, že všudypřítomné diskuse o AI s sebou přinášejí i obecnější debaty o automatizaci, které byly dříve neprávem opomíjeny. Například automatické třídění dokumentů na podatelně, které IS Munis podporuje již řadu let, se tak dostává do zcela nového kontextu, který odkrývá možnosti skutečného a hmatatelného zvýšení efektivity v rozdělování pošty na podatelně. Samozřejmě, že primární smysl má tam, kde je komu co rozdělovat.
Kateřina Hůlková a Petr Laštovička z městského úřadu Červený Kostelec v přednášce, kterou bychom s nadsázkou mohli označit „uživatelé sobě“, zdůraznili důležitost školení pro využívání jakéhokoliv modulu a elektronické spisové služby obzvláště. K výkonu spisové služby dále dodali, že bez podpory vedení, které si je vědomo důležitosti spisové služby a jejího zapojení v elektronické podobě do celkové elektronizace a digitalizace úřadu, je řádný výkon této agendy jen velmi obtížný. V závěru své prezentaci ukázali, že elektronické skartační řízení provedené pomocí modulů IS Munis není složité a v podstatě jde jen o to, jej poprvé zkusit.
V rámci hlavního programu konference se jeden blok věnoval budoucí evropské peněžence digitální identity. Součástí tohoto bloku byla také prezentace o propojení eDokladů a informačního systému Munis. Konkrétní praktické postupy představil Jiří Hubálek z městského úřadu Litoměřice. V závěru přednášky zaznělo: „Z pohledu přípravy na budoucí evropskou peněženku digitální identity jsme si odzkoušeli realizaci projektu, který má z pohledu ověřovatelů obdobné parametry. Znamená to, že až evropská peněženka digitální identity přijde, nebudou mít naši úředníci z jejího použití obavy, a zavedení tak bude z tohoto úhlu pohledu určitě jednodušší.“
Velmi pěknou přednášku o spisové službě v prostředí škol a dalších obcemi zřizovaných organizací měl v úterý Tomáš Vlasák, který se soustředil na to, jak nastavit postupy tak, aby byly v těchto typech organizací co možná nejjednodušší. Vyzdvihl celkovou variantnost elektronické spisové služby Munis ERMS a zdůraznil, že není na co čekat. Plná povinnost vedení spisové služby v elektronické podobě začíná pro školy sice až 1. ledna 2027, ale elektronické dokumenty přicházejí a jsou vytvářeny již dnes. A kde jinde je spolehlivě uchovávat než v elektronickém systému spisové služby.
Naše ohlédnutí nad setkáním uživatelů IS Munis na konferenci ISSS 2025 zakončíme citací z úplně první letošní přednášky, která na Výstavní síni zazněla. Tomáš Vlasák v ní zdůraznil: „I v době digitalizace pořád existují a budou existovat občané, kteří chtějí své záležitosti řešit fyzicky na úřadě. Nicméně i v těchto případech může digitalizace agend významně pomoci rozšířit možnosti nabízených služeb a zvýšit efektivitu jejich poskytování. Příkladem je využití druhého – menšího displeje, na kterém lidé platící poplatky vidí detailní informace např. o platbě poplatku nebo QR platbě, namísto platebního terminálu.“
Již dnes se těšíme na květen 2026, kdy proběhne další setkání uživatelů IS Munis na konferenci ISSS, a srdečně vás na toto setkání zveme.
