Spisový řád je nutné aktualizovat. Rádi vám s ním pomůžeme

Co je to spisový řád

Spisový řád je jedna ze základních vnitřních směrnic úřadu. Jestliže je obecně úřadování v České republice primárně založeno na dokumentech, které přicházejí jako podání, nebo jsou na úřadě tvořeny, a jestliže spisový řád upravuje nakládání s dokumenty v organizaci, pak lze bez nadsázky říci, že se jedná z pohledu úřadování o nejdůležitější vnitřní směrnici.

Stěžejní rolí spisového řádu je tedy upřesňovat jednotlivé etapy výkonu spisové služby zahrnující řádný příjem, evidenci, rozdělování a oběh dokumentů, dále jejich vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly všech těchto činností. Spisový řád v sobě spojuje poměrně přísná pravidla pro spisovou službu s popisem fungování organizace. Při tvorbě anebo aktualizaci této směrnice tím vlastně revidujeme výkon spisové služby na úřadě, a můžeme tak odhalit slabá místa, která je třeba zacelit.

Z pohledu spisové služby je důležité, aby byla zajištěna vhodným a spolehlivým elektronickým systémem spisové služby, protože jednou ze změn, které jsou svázány s koncem tohoto roku, je povinnost vést elektronickou spisovou službu pro všechny původce. Ani ty nejmenší obce ani školy nemají z této povinnosti žádnou výjimku. Elektronická spisová služba Munis ERMS je právě takovým nástrojem, který je díky variabilitě nastavení vhodný jak pro města a obce, tak pro jimi zřizované organizace včetně škol.

Jak spisový řád vytvořit

Spisový řád se ale netýká jen spisové služby. Mapuje celkové nakládání s dokumenty v organizaci, ať jsou evidovány ve spisové službě nebo v samostatné evidenci dokumentů, jejímž typickým příkladem je například mzdová a personální agenda anebo účetnictví. Specifické postavení samostatné evidence dokumentů mívá také matrika. Protože tvorba či aktualizace spisového řádu vyžaduje znalosti jak v teoretické oblasti legislativy týkající se správy dokumentů a spisové služby, tak praktické zkušenosti s fungováním úřadu, přichází společnost Triada s nabídkou tvorby spisových řádů, která vhodně kombinuje obě tyto složky.

Celý proces začíná tím, že s vámi na úřadě náš konzultant nebo obchodní zástupce vyplní obsáhlý dotazník, který mapuje vše, co se evidence a správy dokumentů u vás týká. Dotazník obsahuje také návodná doporučení, která je možná rovnou využít k případnému zacelování objevených nedostatků ve stávajících procesech. Dotazník je již plně připraven na povinnosti, které pro vás nastanou nejpozději se začátkem příštího roku, takže je téměř jisté, že se vždy najde něco, co bude třeba změnit či nově vymyslet, jak vhodně na vašem úřadě a ve vašem prostředí realizovat. K tomu jsou naši konzultanti a obchodní zástupci důkladně proškolení, aby vám s úpravou těchto procesů dokázali poradit.

Namátkou jde třeba o změny v pravidlech pro stornování – nově znepřístupnění – dokumentu, pokud je tento zaevidován „omylem“, o povinnou tvorbu spisů, které už nemusí být spojením dokumentů, ale mohou obsahovat i jen jeden jediný dokument v dané věci, či o zákaz odpovědi pod stejným číslem jednacím, pod jakým je zaevidováno podání.

Následně je vyplněný dotazník zpracován našimi odborníky, kteří pomocí něj vytvoří návrh vašeho nového spisové řádu včetně návrhu odpovídajících příloh. Předání návrhů probíhá opět prostřednictvím našeho konzultanta anebo obchodního zástupce, který vám celou směrnici představí a pomůže s případným doladěním již zmíněných příloh.

Jednou z těchto příloh je také spisový a skartační plán, jehož aktualizace může probíhat trojím způsobem:

• Buď vám nabídneme speciální elektronický kontrolní nástroj, který vám pomůže technicky upravit váš stávající spisový plán.
• Nebo vám s jeho úpravou pomůže přímo náš konzultant či obchodní zástupce, ale samozřejmě s využitím vašich podkladů k vedeným agendám.
• A konečně je možné použít vhodný vzorový spisový a skartační plán, ať již z dílny Ministerstva vnitra nebo některého z oblastních archivů, který umíme technicky konvertovat do podoby, kterou lze načíst do elektronického systému spisové služby.

S naší pomocí a s využitím naší aktualizované služby tvorby spisového řádu zvládnete celou tuto povinnost tak, abyste byli na 1. leden 2027 z pohledu spisové služby a evidence dokumentů plně připraveni.

V případě zájmu o tuto službu nás prosím kontaktujte prostřednictvím služby Helpdesk.