Pomohli jsme vytvořit spisový řád obci Domašov

Jednou z obcí, které jsme pomohli vytvořit spisový řád, je obecní úřad Domašov. Jak tvorba probíhala a jak byli v Domašově s výsledkem spokojeni? „Už delší dobu jsme se chystali aktualizovat náš spisový řád, ale nevěděli jsme úplně přesně, jak na to. Proto jsme velmi uvítali nabídku společnosti Triada, vytvořit nám spisový řád se všemi přílohami na míru. Výsledná podoba se nám moc velmi líbí,“ uvedl bývalý starosta Domašova Tomáš Pitrocha, za jehož působení spisový řád vznikl.

Společnost Triada začala nabízet obcím vytvoření spisového řádu v loňském roce a setkalo se to s velkým ohlasem. V praxi se totiž ukázalo, že obce sice mají svoje spisové řády zpracovány poměrně kvalitně, ale ty většinou vychází z původního listinného vedení spisové služby, a navíc nezohledňují dostatečně všechny současné postupy a legislativu. Proto obce velmi uvítaly možnost nechat si ušít na míru zbrusu novou směrnici, která bude aktuální a v pořádku. Jednou z nich byla právě i obec Domašov.

Obecní úřad Domašov měl spisový řád zpracovaný z roku 2007, takže (jak již bylo uvedeno) vycházel z listinného vedení spisové služby a plně nezohledňoval datové schránky a vývoj v oblasti ochrany osobních údajů. Spisový řád také neobsahoval všechny potřebné přílohy. Proto se obec rozhodla využít nabídku společnosti Triada a spisový řád si nechala aktualizovat.

S obcí se nejprve vyplnil obsáhlý dotazník, kdy se zjistilo, že úřad sice funguje v souladu s požadavky danými platnými právními předpisy, ale uvedené postupy nemá ve spisovém řádu dostatečně upřesněné. Navíc došlo k identifikaci několika slabých míst, které byly při diskusi nad vstupním dotazníkem ihned řešeny.

V rámci tvorby nového spisového řádu se dále formalizovala některá zaběhnutá pravidla, což je podstatné zejména v případě jakýchkoliv personálních změn. Jde např. o pravidla elektronické podatelny, jejichž upřesnění je v kompetenci obce, přijímání podání na technických nosičích, pravidla oběhu dokumentů, rozhodování ve sporných otázkách vyřizujících osob apod.

Na základě všech těchto podkladů byl vytvořen nový spisový řád obce Domašov. Obsahuje 16 článků a 12 následujících příloh:

  • Spisový a skartační plán
  • Otisk podacího razítka
  • Vzor dokumentu „Obec Domašov“
  • Vzor dokumentu „Obecní úřad Domašov“
  • Potvrzení přijetí elektronického podání
  • Plán zálohování Munis ERMS
  • Průvodní dopis skartačního návrhu (vzor)
  • Vzor soupisu dokumentů ve spisu
  • Seznam samostatných evidencí dokumentů
  • Seznam oprávněných zaměstnanců a jejich oprávnění pro specifické činnosti
  • Seznam zkratek
  • Vzory doložek pro převod podle § 69a zákona č. 499/2004 Sb.

Výsledný spisový řád včetně všech příloh byl obci předán zhruba do měsíce od vyplnění dotazníku a byl ihned schválen. Následně byl tento spisový řád (včetně nového spisového a skartačního plánu) zaslán ke kontrole a schválení do Státního okresního archivu Brno-venkov v Rajhradě.

Více informací o této službě

DMO Munis DVS OF ISSS