Elektronické procesy

V současné době, kdy je doporučeno co nejvíce omezit osobní kontakty, aby se předešlo šíření nákazy, je elektronizace procesů cestou, jak zabezpečit fungování úřadu s dodržením uvedených doporučení. Ukazuje se, jakou výhodou je, jsou-li elektronické procesy běžnou součástí každodenní praxe. Když je potřebujeme aplikovat, tak není nutné učit se „za pochodu“. Právě proto se společnost Triada snaží dlouhodobě nejenom rozvíjet svůj informační systém Munis, aby elektronizaci procesů na všech úrovních podporoval, ale také klade velký důraz na školení a vzdělávání uživatelů, aby s elektronickými nástroji uměli efektivně pracovat.

Řešení však v současné chvíli samozřejmě dokážeme poskytnout i těm, kteří určitou část elektronizace dříve podcenili, a nyní by ji potřebovali efektivně zavést. Máme připraveny nástroje pro školení na dálku bez osobního kontaktu, ale se zajištěním srozumitelnosti výkladu a úpravou nastavení informačního systému Munis přesně dle požadavků a potřeb našich uživatelů.

Elektronické schvalování

Základem správy dokumentů, a tedy i úřadování, je spisová služba. Ta zajišťuje elektronickou komunikaci úřadu s okolím prostřednictvím datových schránek nebo e-mailu, ale také elektronizaci vnitřních procesů. Z hlediska vyřizování dokumentů a tvorby nových dokumentů se většinou jedná o akci jednoho uživatele, takže zde se elektronizace v omezení osobního styku neprojeví, ale do oběhu dokumentů, schvalování a kontrolních činností už jsou tyto dopady jednoznačné.

Pokud jsou dokumenty na podatelně skenovány, může se na ně vyřizující osoba podívat v elektronické podobě, aniž musí osobně ihned dokumenty převzít. Frekvence kontaktů úředníků s podatelnou tak může být významně omezena.

Obr. 1. ERMS Vedoucí: elektronické schvalování a kontrolní činnosti
Obr. 1. ERMS Vedoucí: elektronické schvalování a kontrolní činnosti

Stejně tak schvalování dokumentů může probíhat plně elektronicky, i když je třeba nakonec odeslat listinnou podobu. Lze to řešit buď listinným druhopisem, nebo dočasně také konverzí z elektronické do listinné podoby. Obě tyto možnosti elektronická spisová služba Munis ERMS podporuje. Byť konverze dokumentů není v běžném provozu efektivní postup tvorby listinných ztvárnění, dokáže tento přístup v dnešní době zcela eliminovat potřebu osobních kontaktů pro schvalování dokumentů, pokud dokument podepisuje jiná osoba než ta, která jej vytvořila.

Ke kontrolní činnosti má elektronická spisové služba Munis ERMS také celou řadu nástrojů, z nichž nejefektivnější jsou v aplikaci ERMS Vedoucí. Ta poskytuje jak zcela konkrétní kontrolu vyřizování jednotlivých dokumentů, tak statistické a sumární přehledy o fungování odboru či celého úřadu.

Elektronická fakturace

Posílání faktur e-mailem nebo prostřednictvím datové schránky je dnes již také naštěstí běžnou praxí. Vazba mezi modulem Fakturace a elektronickou spisovou službou Munis ERMS umožňuje přenášet elektronické faktury oběma směry, tj. tak přijaté faktury podatelnou přenést do Fakturace, tak vydané faktury odeslat plně elektronicky přes spisovou službu.

Představme si modelovou situaci malé obce, která má externí účetní, jež se připojuje do vnitřní sítě pomocí vzdálené plochy a VPN sítě. Pokud přijde faktura na podatelnu úřadu, ať již v elektronické nebo listinné podobě, může být ke zpracování v modulu Fakturace předána zcela bez osobního kontaktu. Účetní nemusí pro faktury docházet na úřad. Listinná faktura se na podatelně připojí k podání ve formě skenu a pak se předá k vyřízení do modulu Munis s výběrem určení Fakturace. Stejně se postupuje v případě faktury přijaté e-mailem nebo přes datovou schránku s tím rozdílem, že tyto faktury netřeba skenovat.

Obr. 2. Nová faktura přijatá přes spisovou službu
Obr. 2. Nová faktura přijatá přes spisovou službu

Společnost Triada svým zákazníkům zasílá faktury téměř výhradně prostřednictvím datové schránky, a tedy jejich zpracování elektronickým procesem je velmi snadné. Stejně tak se lze domluvit se všemi právnickými osobami, protože všechny mají ze zákona zřízenu a aktivovánu datovou schránku.

Také schvalování faktur lze plně elektronizovat s tím, že informační systém Munis nabízí hned několik variant. Navíc aktuálně připravujeme rozsáhlou metodiku pro celkové nahrazení listinných průvodek elektronickými s elektronickými podpisy, které tak plně odpovídají požadavkům zákona a umožní další v současné době žádoucí snížení osobních kontaktů mezi pracovníky úřadu.

Elektronické výzvy k poplatkům

Také v oblasti výběru poplatků je prostor pro elektronizaci procesů za účelem snížení potřeby osobních kontaktů, anebo za účelem zvýšení efektivity a rychlosti osobního odbavení. V tom prvním případě jde o možnost přípravy elektronických výzev k platbám a jejich rozesílání e-mailem anebo o možnost přípravy výměrů v elektronické podobě a jejich odeslání prostřednictvím vazby se spisovou službou. V tom druhém případě jde o vazbu na pokladnu a platební terminál pro aktuálně velmi preferované bezhotovostní platby. Všechny tyto možnosti významně přispívají ke snižování rizik nákazy v souladu s aktuálním doporučením.

Elektronické výzvy k platbám jsou samozřejmě závislé na evidenci e-mailových kontaktů, nicméně současná situace může přispět k jinak často liknavému přístupu obyvatel ke sdělování e-mailových kontaktů na úřad. Samozřejmě, že tato evidence musí být vedena v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů, avšak rozhodně ji lze odpovídajícím způsobem zdůvodnit.

Obr. 3. Evidence kontaktních e-mailů v modulu Poplatky
Obr. 3. Evidence kontaktních e-mailů v modulu Poplatky

Bezhotovostní úhrady poplatků lze efektivně řešit, ať se jedná o platby na účet, nebo o bezhotovostní platby realizované pomocí platebních karet. V tom prvním případě jde o vazbu modulu Bankovní služby s modulem Poplatky, díky které je možné spárovat všechny platby poplatků s příslušnými předpisy. V tom druhém případě jde o vazbu s moduly Pokladna a Platební karty. Celá komunikace probíhá plně automatizovaně, takže na bankovním terminálu není třeba nic zadávat. Obsloužení platby je tak co nejrychlejší, aby se minimalizovala doba, kterou občan na úřadě stráví.

Vzdálená podpora

Společnost Triada již mnoho let poskytuje jako doplněk ke svým službám vzdálenou podporu. Jedná se o velmi bezpečný přístup, kdy požadavek na přístup je technicky vždy iniciován od zákazníka. V současné době se tato doplňková služba stává hlavním způsobem, jak lze zajistit servis informačního systému Munis. Ve spojení s různými komunikačními kanály lze tímto způsobem realizovat také složitější zásahy včetně důležitého zaškolení uživatelů. Sdílení plochy školitele umožňuje předvést potřebné postupy také na našich demo-instalacích, což by za normálních okolností nebylo možné takto jednoduše zajistit.

Rozhodně tedy není třeba se v dnešní době omezovat jen na nejnutnější zásahy nezbytné k zajištění chodu systému a úřadu, ale je možný další rozvoj jeho využívání, např. převod a zaškolení nových mezd, nastavení a zaškolení vazeb pro elektronickou fakturaci, nastavení elektronického rozesílání výzev k poplatkům včetně konzultace k řešení souvisejících otázek týkajících se ochrany osobních údajů, nastavení elektronického schvalování dokumentů v různých variantách, které mohla dnešní situace přinést, služba tvorby spisového řadu a další.

V případě jakýchkoliv dotazů ke zde diskutované problematice elektronizace procesů nás neváhejte kontaktovat. Nejefektivnější cesta je prostřednictví Helpdesku. Společně to zvládneme.

Obr. 4. Vstup do aplikace HelpDesk
Obr. 4. Vstup do aplikace HelpDesk
DMO Munis DVS OF ISSS